Zásady ochrany osobních údajů pro branding zaměstnavatelů a nábor u společnosti Itera Czechia

Datum zveřejnění: 07-06-2024

My ve společnosti Itera Czechia spravujeme své procesy brandingu zaměstnavatelů a náboru prostřednictvím našeho kariérního webu (dále jen „kariérní web“) a používáním souvisejícího systému sledování žadatelů.

V těchto zásadách ochrany osobních údajů vysvětlujeme, jak zpracováváme vaše osobní údaje, pokud:

1. Navštívíte náš kariérní web (jste „návštěvník“)
2. Navážete spojení s námi prostřednictvím našeho kariérního webu, abyste si u nás vytvořili profil a dostávali informace o aktuálních nebo budoucích volných pozicích u nás (jste „připojující se kandidát“)
3. Požádáte o nějakou pozici u nás, prostřednictvím našeho kariérního webu nebo služby třetí strany (jste „uchazeč“)
4. Informace o vás přebíráme od jiných stran, webů a služeb, protože nás zaujal váš profil jakožto zajímavý pro naše aktuální nebo budoucí volné pozice (jste „kandidát ze zdrojů“)
5. Obdržíme o vás informace od našich zaměstnanců nebo partnerů, protože věří, že váš profil je zajímavý pro naše aktuální nebo budoucí volné pozice (jste „doporučený kandidát“)
6. Obdržíme o vás informace od kandidáta, který vás uvádí jako svou referenci (jste „reference“).

Tyto zásady ochrany osobních údajů také popisují, jaká práva máte, když zpracováváme vaše osobní údaje, a jak tato práva můžete vykonávat.

Když v těchto zásadách ochrany osobních údajů používáme termín „kandidát“, myslíme tím spojující kandidáty, uchazeče, kandidáty ze zdrojů i doporučené kandidáty, není-li uvedeno jinak.

1. O zpracování osobních údajů

Osobními údaji se rozumí veškeré informace, které lze přímo nebo nepřímo spojit s žijící fyzickou osobou. Příklady osobních údajů jsou: jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo a IP adresa. Zpracování osobních údajů zahrnuje veškeré automatizované využívání osobních údajů — jako je sbírání, vytváření, analýza, sdílení a mazání osobních údajů.

Existují zákony a předpisy o tom, jak mohou společnosti zpracovávat osobní údaje, tzv. zákony o ochraně údajů. Pro různé typy využití osobních údajů a pro různé části světa platí různé zákony o ochraně údajů. Příkladem zákona o ochraně údajů, který je relevantní pro naše využití vašich osobních údajů, jak je popsáno v těchto zásadách ochrany osobních údajů, je Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (2016/679, „GDPR“).

Většina povinností podle GDPR se vztahuje na tzv. správce údajů. Správce údajů je subjekt, který rozhoduje o tom, k jakým účelům budou osobní údajů zpracovávány a o způsobu provádění zpracování. Správce údajů může využívat tzv. zpracovatele údajů. Zpracovatel údajů je subjekt, který smí zpracovávat osobní údaje pouze podle pokynů správce údajů a nesmí používat osobní údaje k svým vlastním účelům.

Když zpracováváme vaše osobní údaje, jak je popsáno v těchto zásadách ochrany osobních údajů, jsme správci údajů my.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Všichni jednotlivci

• Informace o zařízení - Pokud navštívíte náš kariérní web, budeme shromažďovat informace o vašem zařízení, jako je IP adresa, typ a verze prohlížeče, chování během relace, zdroj provozu, rozlišení obrazovky, preferovaný jazyk, geografická poloha, operační systém a nastavení/použití zařízení.
• Technické a statistické údaje - Pokud navštívíte náš Kariérní web, budeme shromažďovat technické a statistické údaje o vašem používání webu, jako jsou informace o navštívených URL adresách a o vaší aktivitě na webu.
• Údaje o komunikaci - Budeme shromažďovat a ukládat vaši komunikaci s námi, včetně informací, které jste při komunikaci poskytli. Může se jednat například o obsah e-mailů, videozáznamy, zprávy na sociálních médiích, informace, které přidáte na svůj účet u nás, průzkumy atd.
• Kontaktní údaje - Jako například vaše jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo a fyzická adresa.

Kandidáti

• Údaje z pohovorů, hodnocení a další informace z náborového procesu - Jako například poznámky z pohovorů s vámi, provedená hodnocení a testy, platové požadavky.
• Informace ve vaší žádosti - Jako například váš životopis, průvodní dopis, pracovní vzorky, reference, doporučující dopisy a vzdělání.
• Informace ve vašem veřejném profilu - Což jsou informace, které o vás shromažďujeme z veřejných zdrojů a týkající se vašich profesních zkušeností, jako je LinkedIn nebo webová stránka vašeho současného zaměstnavatele.
• Informace poskytnuté referencemi - Což jsou informace, které obdržíme od svých zaměstnanců nebo partnerů, kteří vás nám doporučí, nebo od osob, které jste uvedli jako své reference.

3. Odkud získáváme vaše osobní údaje?

Všichni jednotlivci

• Z kariérního webu. Pokud navštívíte náš kariérní web, shromažďujeme technické a statistické informace o tom, jak kariérní web používáte, a informace z vašeho zařízení.
• Přímo od vás. Většinu informací, které o vás zpracováváme, obdržíme přímo od vás, například když u nás požádáte o pozici nebo navážete spojení s námi. Vždy se můžete rozhodnout nám určité informace neposkytnout. Některé osobní údaje jsou však nezbytné, abychom mohli zpracovávat vaši žádost nebo vám poskytnout vámi požadované informace.

Reference

• Od osoby, pro kterou jste referencí. Jestliže vás kandidát uvede jako svou referenci, převezmeme od kandidáta vaše kontaktní údaje, abychom vás mohli kontaktovat.

Kandidáti

• Z veřejných zdrojů. Můžeme shromažďovat osobní údaje o vás z veřejných zdrojů, jako je LinkedIn nebo webová stránka vašeho současného zaměstnavatele.
• Od našich referencí. Informace o vás můžeme obdržet od našich zaměstnanců nebo partnerů (např. poskytovatelů služeb pro nábor), když si budou myslet, že váš profil je zajímavý pro naše aktuální nebo budoucí volné pozice.
• Od vašich referencí. Pokud nám poskytnete reference, můžeme informace o vás získávat od nich.
• Data, která vytváříme sami nebo ve spolupráci s vámi. Informace o vaší žádosti a profilu obvykle vytváříme my nebo my ve spolupráci s vámi během náborového procesu. Může se jednat například o poznámky z pohovorů s vámi a provedená hodnocení a testy.

4. Za jakými účely zpracováváme Vaše osobní údaje?

Abychom chránili a vymáhali svá práva, zájmy a zájmy jiných, například v souvislosti s právními žalobami.

Jednotlivci, jichž se to týká: Jednotlivci, na něž má tento právní problém vliv — sem patří například osoby ze všech kategorií jednotlivců uvedených výše.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Sdílet Vaše osobní údaje s jinými příjemci k účelům zmíněným v níže uvedené Části 5.

Jednotlivci, jichž se to týká: Různí, podle účelu sdílení. Viz Část 5 níže.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Shromažďovat informace o vašem užívání kariérního serveru, a to pomocí souborů cookie a jiných sledovacích technologií, jak je popsáno v našich Zásadách ochrany osobních údajů.

Jednotlivci, jichž se to týká: Návštěvníci.

Kategorie využívaných osobních údajů: Informace o zařízení.

Udržovat, vyvíjet a testovat kariérní server a jinak zajišťovat jeho bezpečnost.

Jednotlivci, jichž se to týká: Návštěvníci.

Kategorie využívaných osobních údajů: Informace o zařízení; Technické a statistické údaje.

Analyzovat, jak jsou kariérní server a jeho obsah využívány a jak pracují, abychom získali statistické údaje a mohli zlepšovat provozní výkon.

Jednotlivci, jichž se to týká: Návštěvníci.

Kategorie využívaných osobních údajů: Informace o zařízení; Technické a statistické údaje.

Poskytovat vám informace o volných pracovních místech u nás.

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti, kteří se připojují.

Kategorie využívaných osobních údajů: Kontaktní údaje; Údaje o komunikaci.

Revidovat profily a žádosti, které nám budou zaslány. Sem patří i komunikace s vámi ohledně vaší žádosti a profilu.

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti, kteří se připojují; Kandidáti, kteří podali žádost.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Ze své vlastní iniciativy shromažďovat a vyhodnocovat váš profesní profil. Sem patří i komunikace s Vámi ohledně Vašeho profilu.

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti ze zdroje; Doporučení kandidáti.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Přímo vás kontaktovat ohledně konkrétních budoucích volných pracovních míst u nás.

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Zaznamenávat pohovory s Vámi.

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti.

Kategorie využívaných osobních údajů: Údaje o komunikaci.

Kontaktovat vás, abychom se dotázali, zda se chcete zúčastnit průzkumu

Jednotlivci, jichž se to týká: Kandidáti.

Kategorie využívaných osobních údajů: K tomuto účelu lze využívat všechny výše uvedené kategorie osobních údajů.

Kontaktovat vás, abychom se dotázali, zda poskytnete informace o kandidátovi, a vámi poskytnuté informace vyhodnocovat.

Jednotlivci, jichž se to týká: Reference.

Kategorie využívaných osobních údajů: Kontaktní údaje; Údaje o komunikaci.

5. S kým vaše osobní údaje sdílíme?

Naši poskytovatelé služeb. Vaše osobní údaje sdílíme s našimi dodavateli, kteří nám poskytují služby a funkčnost našich procesů brandingu zaměstnavatelů a náboru. Sem patří například poskytovatelé náborových služeb a dodavatel našeho kariérního webu a souvisejícího systému sledování žadatelů.

Společnosti naší skupiny. Vaše osobní údaje sdílíme se společnostmi naší skupiny společností, když nám poskytují služby a funkčnost našich procesů brandingu zaměstnavatelů a náboru, jako například přístup k určitým systémům a určitému software.

Společnosti poskytující soubory cookie na kariérním webu. Jestliže k tomu dáte svolení, budou soubory cookie nastavovány jinými společnostmi než naší, a tyto společnosti pak budou využívat údaje shromážděné těmito soubory cookie dle svých vlastních zásad ochrany osobních údajů. Informace o tom, kterých souborů cookie se to týká, najdete v našich zásadách užívání souborů cookie.

S úřady a jinými veřejně činnými osobami — když nám je přikázáno tak učinit. Vaše osobní údaje budeme sdílet s úřady a jinými veřejně činnými aktéry, když budeme mít právní povinnost tak učinit.

Se stranami zúčastněnými na soudním řízení. Jestliže toho bude potřeba k ochraně nebo hájení našich práv, budeme vaše osobní údaje sdílet se státními úřady nebo s jinými stranami účastnými případného nebo již probíhajícího soudního řízení. Tak tomu může být například v případě žaloby pro diskriminaci.

Fúze a akvizice atd. V souvislosti s případnou fúzí, prodejem firemního majetku, financováním nebo akvizicí celého podniku nebo jeho části ve prospěch jiné společnosti můžeme vaše osobní údaje sdílet s jinými stranami zúčastněnými na příslušném procesu.

6. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Abychom mohli vaše osobní údaje zpracovávat, potřebujeme k tomu takzvaný právní základ. Právní základ je důvod zpracování osobních údajů, který je oprávněný dle pravidel GDPR.

Když budeme vaše osobní údaje zpracovávat k účelům popsaným v těchto zásadách ochrany osobních údajů, bude právním základem, na který budeme spoléhat, obyčejně to, že zpracování je nezbytné k naplnění našeho oprávněného zájmu být schopni provádět nábor talentů s kompetencemi relevantními pro nás. Dospěli jsme k závěru, že máme oprávněný zájem být schopni provádět zpracování osobních údajů k těmto účelům; že zpracování je k naplnění tohoto účelu nezbytné; a že náš zájem převažuje vaše právo nenechat si údaje zpracovávat k těmto účelům.

Můžete nás kontaktovat a vyžádat si další informace o tom, jak bylo toto hodnocení učiněno. Viz níže uvedené části 9 a 10, kde najdete naše kontaktní informace.

Mohou být konkrétní okolnosti, kdy je zpracování prováděno jen tehdy, jestliže a když ke zpracování udělíte své svolení. Tak je tomu například tehdy, když navrhneme nahrát rozhovor s vámi. Viz prosím níže uvedenou část 9, kde se dozvíte bližší informace o svém právu na odvolání Vašeho svolení.

7. Kdy vaše osobní údaje převádíme mimo prostor EU/EHP a jak je potom chráníme?

Vaše osobní údaje se vždy snažíme zpracovávat uvnitř oblasti EU/EHP.

Někteří naši poskytovatelé služeb však vaše osobní údaje zpracovávají mimo prostor EU/EHP. Využíváme také dodavatelů, jejichž mateřská společnost nebo mateřská společnost jejich subdodavatelů se nacházejí mimo EU/EHP. V těchto případech jsme zohlednili riziko, že osobní údaje mohou být vyzrazeny do zemí mimo EU/EHP, například z příčiny požadavku úřadů.

V případech, kdy jiný příjemce vašich osobních údajů (jak je popsáno v části 5 výše) sídlí mimo EU/EHP, bude toto také znamenat, že vaše osobní údaje budou převedeny mimo EU/EHP.

Když budeme my nebo některý z našich dodavatelů převádět vaše osobní údaje mimo EU/EHP, zajistíme, aby byla k realizaci převodu použita pojistka uznaná dle GDPR. Používáme následující pojistky:

• Rozhodnutí Evropské komise, že příslušná země mimo EU/EHP, do které jsou vaše údaje převáděny, má adekvátní úroveň ochrany, která odpovídá úrovni ochrany poskytované GDPR. Zejména spoléháme na Rozhodnutí o adekvátnosti Komise EU pro USA prostřednictvím takzvaného Rámce pro datové soukromí mezi EU a USA („EU-US Data Privacy Framework“) a rozhodnutí o adekvátnosti pro Spojené království.
• Vstup do standardních klauzulí Evropské komise když se příjemce osobních údajů nachází mimo EU/EHP. To znamená, že příjemce zaručuje, že úroveň ochrany vašich osobních údajů vyplývající z GDPR stále platí, a že vaše práva jsou stále chráněna.

Když budou vaše údaje převáděny mimo prostor EU/EHP, zavádíme také příslušné technické a organizační pojistky na ochranu osobních údajů pro případ vyzrazení. Která konkrétní ochranná opatření zavedeme, záleží na tom, co je technicky možné a dostatečně účinné pro příslušný převod.

Jestliže chcete další informace o případech, v kterých vaše osobní údaje převádíme mimo prostor EU/EHP, můžete nás kontaktovat pomocí kontaktních údajů uvedených níže v Částech 9 a 10.

8. Jak dlouho vaše osobní údaje zpracováváme?

Všichni jednotlivci

Jestliže vaše osobní údaje zpracováváme proto, abychom byli schopni chránit a vymáhat svá práva, budeme vaše osobní údaje uchovávat až do okamžiku úplného a konečného vyřešení příslušné právní záležitosti.

Návštěvníci

Vaše osobní údaje uchováváme z důvodu zabezpečení jeden (1) rok. Retenční období pro soubory cookie je stanoveno v našich zásadách užívání souborů cookie. Za účelem analýzy výkonu kariérního serveru uchováváme vaše osobní údaje tak dlouho, jak uchováváme osobní údaje o vás k jiným účelům.

Kandidáti

Jestliže jste (jen) připojující se kandidát, budeme vaše osobní údaje uchovávat po dobu, dokud s námi budete zůstávat ve spojení.

U ostatních typů kandidátů uchováváme vaše osobní údaje proto, abychom mohli rozhodnout, zda jste vhodným kandidátem na příslušné volné pracovní místo u nás.

Jestliže neuspějete v procesu prvotního náboru, ponecháme si vaše osobní údaje po dobu, po kterou vás budeme zvažovat a případně muset kontaktovat v případě uvolnění pracovních míst v budoucnu.

Jestliže budete přijati, ponecháme si vaše osobní údaje po dobu trvání vašeho zaměstnání i k jiným účelům, než jsou výše uvedené, o čemž budete informováni.

Reference

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu, po kterou uchováváme osobní údaje kandidáta, pro kterého jste poskytl referenci.

9. Jaká máte práva a jak je můžete uplatňovat?

V této části najdete informace o svých právech v souvislosti s naším zpracováním Vašich osobních údajů. Jak je popsáno níže, na některá z těchto práv dojde jen pokud vaše osobní údaje zpracováváme na základě některého konkrétního právního podkladu.

Jestliže chcete některá svá zde uvedená práva uplatnit, navrhujeme Vám:

• Navštívit stránku Údaje a soukromí na našem kariérním webu, kde nabízíme funkce, pomocí kterých můžete svá práva uplatnit;
• Přihlaste se ke svému účtu u nás, kde můžete k výkonu svých práv využít nastavení svého účtu; nebo
• Nás kontaktujte přímo na adrese petra.lakatos@itera.com.

Právo být informován

O tom, jak Vaše osobní údaje zpracováváme, máte právo být informován. Dále budete mít právo být informován tehdy, jestliže budeme mít v úmyslu Vaše osobní údaje zpracovávat k jakémukoli jinému účelu než k účelu, ke kterému byly původně shromážděny.

Takové informace vám poskytujeme prostřednictvím těchto zásad ochrany osobních údajů, prostřednictvím aktualizací na našem kariérním serveru (viz také níže uvedenou Část 11) a zodpovídáním jakýchkoli dotazů, které případně budete mít.

Právo na přístup k vašim osobním údajům.

Jestliže zpracováváme osobní údaje o vás, máte právo o tom vědět a obdržet kopii údajů o vás, které zpracováváme. V souvislosti s přijetím kopie svých údajů obdržíte také informace o tom, jak vaše osobní údaje zpracováváme.

Právo přístupu a právo vyžádat si převedení vašich údajů k jinému příjemci („portabilita údajů“).

Můžete si vyžádat kopii osobních údajů o sobě, které zpracováváme za účelem výkonu smlouvy s vámi nebo na základě vašeho svolení ve strukturovaném běžně užívaném strojově čitelném formátu. To vám umožní využít tyto údaje někde jinde, například převést je k jinému příjemci. Je-li to technicky proveditelném, máte také právo vyžádat si, abychom vaše údaje převedli k jinému příjemci přímo.

Právo na výmaz vašich osobních údajů („právo být zapomenut“).

V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje museli vymazat. Tak je tomu například v případě, jestliže už vaše osobní údaje nemusíme zpracovávat k účelu, ke kterému jsme je původně převzali; jestliže odvoláte svůj souhlas; jestliže jste vznesli námitku proti zpracování a nejsou žádné naléhavější legitimní důvody zpracování související s vaší jurisdikcí. (O separátním právu na námitku viz níže.)

Právo vznést námitku proti našemu zpracování vašich osobních údajů.

Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které se zakládá na vašem legitimním zájmu, uvedením své osobní situace.

Právo na omezení zpracování.

Jestliže věříte, že vaše osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepravdivé, že naše zpracování je neoprávněné, nebo že tyto informace nepotřebujeme ke konkrétnímu účelu, máte právo si vyžádat, abychom omezili zpracování těchto údajů. Jestliže v souladu s popisem uvedeným bezprostředně výše vznesete námitku proti našemu zpracování, můžete si u nás také vyžádat omezení zpracování oněch osobních údajů také v průběhu našeho posuzování vaší žádosti.

Když bude zpracování vašich osobních údajů omezeno, budeme (vyjma ukládání) zpracovávat údaje jen s vaším svolením nebo za účelem stanovení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, za účelem ochrany práv jiné fyzické či právnické osoby, nebo z důvodů souvisejících s veřejným zájmem.

Právo na nápravu.

Máte právo vyžádat si opravu nepravdivých informací a abychom doplnili informace, které o vás máme a které považujete za neúplné.

Právo na odvolání vašeho svolení.

Když vaše osobní údaje zpracováváme na základě vašeho svolení, máte právo toto svolení kdykoli odvolat. Když tak učiníte, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat k účelům, pro něž jste odvolali své svolení. Nebude to však mít vliv na zákonnost zpracování, které se zakládalo na vašem svolení předtím, než jste své svolení odvolali.

Právo podat stížnost.

Jestliže máte nějakou stížnost ohledně našeho zpracování vašich osobních údajů, můžete stížnost podat u úřadu pro ochranu osobních údajů v zemi . Jejich kontaktní údaje najdete zde.

Pokud máte sídlo v některé ze zemí EU, můžete také podat stížnost u svého národního úřadu pro ochranu údajů, jejichž seznam najdete zde. Jestliže sídlíte ve Spojeném království, máte možnost podat stížnost u Úřadu komisaře pro informace, a to zde.

10. Kam se můžete obrátit s komentáři nebo otázkami?

Pokud se s námi chcete spojit za účelem výkonu svých práv nebo pokud máte nějaké otázky, komentáře nebo obavy ohledně toho, jak nakládáme s vašimi osobními údaji, můžete nás kontaktovat zasláním e-mailu na petra.lakatos@itera.com.

11. Aktualizace těchto zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů podle potřeby aktualizujeme — například proto, že začínáme zpracovávat vaše osobní údaje novým způsobem, protože vám chceme informace ještě lépe vysvětlit, nebo pokud je to nezbytné pro splnění příslušných zákonů o ochraně údajů.

Doporučujeme vám pravidelně sledovat tuto stránku, zda se na ní nevyskytly nějaké změny. Kdykoli se můžete podívat nahoru na tuto stránku, abyste viděli, kdy byly tyto zásady ochrany osobních údajů naposledy aktualizovány.